Overstappen naar de nieuwe ISO is leuker dan je denkt

In september 2015 verscheen de nieuwe versie van de ISO 9001 en de ISO 14001 norm: de 2015 versie. Deze versie vervangt de oude versie van de ISO 9001 en ISO 14001

Oud                              Nieuw

ISO 9001:2008                    ISO 9001:2015
ISO 14001:2004                  ISO 14001:2015

Alle bedrijven die een ISO 9001 en/of ISO 14001 certificaat willen behouden, moeten dus overstappen naar de nieuwe versie. Om bedrijven hier voldoende tijd voor te geven is een overgangsregeling ingesteld. Bedrijven die volgens de ISO 9001:2008 of ISO 14001:2004 gecertificeerd zijn, hebben drie jaar om over te stappen. Dit is dus september 2018. Na 15 september 2018 bestaat de oude versie niet meer en moeten alle bedrijven voldoen aan de 2015 versie.

Uitpluizen wat de nieuwe eisen zijn, kan lastig zijn. Waar moet je aan voldoen en hoe regel je dit? Moet alles anders? Moet het huidige systeem de prullenbak in? Nee, gelukkig niet. De nieuwe ISO heeft een andere invalshoek met nieuwe punten maar dit betekent niet dat alles anders wordt.

Overstap maken

Heeft jouw bedrijf al een ISO 9001/14001 certificaat? Dan ziet de to do list er als volgt uit:

  • missie en strategie bepalen
  • stakeholderanalyse uitvoeren
  • kansen en risico’s in kaart brengen
  • SMART doelstellingen met plan van aanpak formuleren
  • competenties in kaart brengen

Workshop

Bij de workshop ISO is leuker dan je denkt ga je hiermee aan de slag. Na afloop ga je naar huis met nieuwe inzichten én met een managementsysteem dat voldoet aan de nieuwe versie van de norm. En het is nog leuk ook.

Verschillen

De nieuwe versie heeft andere invalshoeken en eisen dan de oude versie. Hieronder een aantal belangrijke verschillen.

Bedrijfsspecifiek

Je hebt bij de nieuwe norm meer ruimte om zaken zelf in te vullen. Zo is het niet langer verplicht om een handboek te hebben en alles vast te leggen in procedures. Als je kan aantonen dat iets is geregeld en geborgd, mag je zelf weten hoe je dit doet. De nieuwe ISO heeft het over gedocumenteerde informatie en niet langer over verplichte beschreven procedures.

Contextanalyse

Het uitgangspunt van de nieuwe ISO normen is de contextanalyse. Je stelt vast wat de context van jouw organisatie is. Dit doe je onder andere door een stakeholderanalyse uit te voeren en de kansen en risico’s in kaart te brengen.

Welke stakeholders (belanghebbenden) zijn belangrijk voor jouw bedrijf? Denk bijvoorbeeld aan werknemers, leveranciers, klanten en overheden. Zijn deze stakeholders tevreden? Wat gebeurt er als een stakeholder niet tevreden is? Welke impact heeft dat op jouw bedrijf? Welke kansen en risico’s zijn er van toepassing binnen jouw bedrijf?

Natuurlijk verschilt dit per bedrijf. Dat is het mooie: door dit in kaart te brengen, worden jij en jouw organisatie bewust van wat er speelt.

Missie en strategie

Belangrijke begrippen van de contextanalyse zijn de missie en strategie. Als je geen duidelijke missie hebt, weet je niet wat je wilt. Wat jou drijft. Wat jou onderscheidt van de rest. Daarnaast is het belangrijk dat je hier gericht invulling aan geeft. Hoe je hier in de praktijk mee omgaat. Met andere woorden: dat je een strategie bepaalt waar jouw doelstellingen op aansluiten.

Leiderschap

Bij de oude ISO norm zien we vaak dat de kwaliteitsmanager die de ISO ‘regelt’. Als ISO niet leeft binnen een bedrijf, is het niet meer dan een papieren systeem. Bij de nieuwe ISO kan dit niet meer. Een bedrijf moet aantonen dat de directie/management betrokken is bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Best logisch als je naar de invalshoek van de nieuwe norm kijkt. Vaak weet een leider welke kansen en risico’s er spelen en heeft hij/zij een strategie om hierop in te spelen. Het kan dus niet meer zo zijn dat een directie zich niet bezighoudt met het kwaliteitsmanagementsysteem.

High Level Structure

De nieuwe versie van de ISO 9001 en ISO 14001 norm is ingedeeld volgens de High Level Structure. De HLS is een hoofdstukindeling die geldt voor alle ISO-managementsystemen. Dit betekent dat sommige hoofdstukken in verschillende ISO normen gelijk zijn. Dit maakt het gemakkelijker om managementsystemen van verschillende gebieden (bijvoorbeeld arbo, kwaliteit en milieu) te integreren. Handig als je meerdere normen wilt implementeren/certificeren binnen jouw bedrijf.

Hoe nu verder

Dit hangt ervan af hoe ver je bent en wat je wilt. Je kan de zelf de nieuwe norm invoeren binnen jouw bedrijf. Houd wel de einddatum van de overgangsregeling in de gaten: 15 september 2018.

Misschien heb je hier de tijd niet voor. Of weet je niet precies waar je moet beginnen. Dan kun je ons inschakelen voor advies. We bespreken de stand van zaken en kijken wat jouw wensen zijn. Zo kan het zijn dat je behoefte hebt aan begeleiding van A tot Z of alleen bij een bepaald gedeelte.

Meer weten over de overstap naar de nieuwe ISO? Neem gerust contact met ons op via info@panterra.nu of via 0595-421111.

DutchEnglishRussian